قرار ملاقات‌ها باید از یک یا دو هفته قبل مشخص شود. اگر یک برنامه قرار ملاقات تهیه می‌کنید، حتما به زبان آلمانی باشد. سر وقت بودن اهمیت زیادی برای آلمانی‌ها دارد و اگر فکر می‌کنید با تاخیر به جلسه می‌رسید باید آن را به صورت تلفنی اطلاع دهید. لغو یک جلسه در لحظه آخر، نهایت گستاخی و بی‌ادبی تلقی می‌شود و ممکن است رابطه کاری را به خطر بیندازد. جلسات کاری بر اساس یک زمان‌بندی سفت و سخت انجام می‌شود و زمان شروع و ختم جلسه دقیقا مشخص شده است. جلسات اولیه بیشتر جنبه آشنایی طرفین را دارد و سعی کنید هنگام صحبت تماس چشمی مستقیم داشته باشید. علاوه بر این یادتان باشید که برای ورود به اتاق جلسه باید آداب آن را راعایت کنید و بزرگ‌ترین یا بالاترین مقام باید اول وارد اتاق شود.